Business Excellence Blog

Viele Firmen praktizieren zwei traditionelle Managementmethoden: MbK und MbC. Das MbK heißt „Management by Kick-in-the-Ass“ und läuft nach diesem Muster: Probleme bleiben solange ungelöst, bis die steigende Dringlichkeit den Vorgesetzten zu drastischen Ankündigungen, Befehlen oder Drohungen veranlasst. Danach passiert tatsächlich etwas, obwohl dessen Wirksamkeit stark bezweifelt werden kann.

Dagegen gibt es beim MbC, dem „Management by Champions,“ eine Reihe von Star-Problemlösern, die wirklich Dinge bewegen und zu Resultaten kommen. Allerdings reicht der heroische Einsatz dieser „Firefighter“ nicht aus, um alle Problem zu verstehen, geschweige denn nachhaltig zu lösen. (Nicht zu verwechseln mit dem „Management by Champignons“. Hier werden die Mitarbeiter wie der Pilz im Dunklen gelassen und ständig mit Mist bestreut; wenn es jemand wagt, den Kopf zu heben, dann wird er abgeschnitten.)

Eine erfolgreichere Strategie besteht darin, eine breitere Basis von Mitarbeitern für die wirksame Lösung ihrer eigenen Probleme zu aktivieren. Denn, erfolgreiche Unternehmen unterscheiden sich darin, dass sie ihre Probleme rascher und gründlicher lösen lernen, als der Wettbewerb.

Wenn die Problemlösungsgeschwindigkeit schneller sein muss, als das Auftauchen neuer Probleme, dann kommt die Verbesserungs-Routine des KATA zum Einsatz. Es ist eine pragmatische Methode für Mitarbeiter im Prozess, ihre eigenen Probleme auf Basis von Fakten, gemeinsam im Team und nachhaltig zu lösen.

KATA – aus dem Japanischen – heißt auf deutsch Routine. Das Ziel besteht darin, nicht mehr über den Verbesserungsprozess selbst nachdenken zu müssen, sondern sich voll auf das Problemverständnis und die Erarbeitung von innovativen Lösungen zu konzentrieren.

Die ersten Schritte des KATA

Bei der Einführung der KATA-Verbesserungsroutine beginnen wir mit den konkreten Herausforderungen der Betroffenen. Wir identifizieren und priorisieren ihre aktuellen Probleme und starten rasch mit praktischen Schritten zur Verbesserung.

Die Schulung der Grundlagen dauert nur wenige Stunden, der Fokus liegt auf der Anwendung der 4 Schritte:

1. Zielrichtung verstehen
2. IST-Situation erfassen
3. Nächsten Ziel-Zustand entwickeln
4. Iterativ zum Ziel-Zustand hinarbeiten

KATA_4-Schritte

Obwohl die Methode selbst einfach und leicht zu verstehen ist, begegnen wir häufig folgenden Hindernissen, die während der ersten Schritte überwunden werden müssen:

• Scheu vor der Verantwortung
• Fehlende Methodenkenntnis
• Aufbringen der Konzentration
• Schwache logische Konsequenz
• Geringer Mut zu Fehlern (Lernmanko)

KATA

Scheu vor der Übernahme der Verantwortung

Auf die Transparenz über die eigenen Aufgaben, Prozesse und Ziele als unabdingbare Voraussetzung wird hier nicht weiter eingegangen. Sobald die Mitarbeiter nun erkennen, wofür sie konkret, heute und hier, verantwortlich sind, stellt sich der Person die Frage: „Will ich etwas wegen der Probleme unternehmen?“

Und es sollte niemanden überraschen, dass manche „Nein“ sagen und diese Verantwortung nicht übernehmen wollen. Es gibt dazu eine Vielzahl von legitimen und faulen Gründen, aber letztendlich zählt für den Vorgesetzten nur: Macht sich die Person an die Arbeit, oder nicht?

Die Lösung für diese Scheu vor Vorantwortung muss – entsprechend der Problemlösungslogik – in den Ursachen bzw. Ausreden gesucht werden. Häufig gibt es schlechte Erfahrungen bei Leistungsproblemen mit Vorgesetzten („Schelte statt Stütze“), es werden Spiele der Schuldzuweisungen gespielt („Schwarzer Peter“) oder die Kollegin, die sich des Themas annimmt wird allein im Regen gelassen („Wer den Mund aufmacht, bekommt den Sack umgehängt“), etc.

Entsprechend der Ursache muss mit den Betroffenen respektvoll eine Lösung erarbeitet werden, welche die Verantwortung wieder dorthin legt, wohin sie gehört.

Fehlende Methodenkenntnis

Die KATA-Methode wurde von Mike Rother kodifiziert nach dem Vorbild des Toyota Problemlösungsprozesses. Der Vorteil der KATA-Methode liegt in deren einfachen und geradlinigen Aufbau. Er hat sie auf die essentiellen Elemente fokussiert und deren Adoption sehr klar und leicht gemacht.

Die Methode besteht aus zwei Teilen 1) der Verbesserungs-KATA für den Verbesserer und 2) der Coaching-KATA für dessen Führungskraft. Die Einfachheit ermöglicht das rasche Einübung der KATA Routine und führt zu schnellen Erfolgserlebnisse in der Problemlösung. Für Literatur zu KATA sehen Sie hier und hier, bzw. kontaktieren Sie mich für ein spezifisches Training hier.

Die Barriere des mangelnden Methoden-Know-hows ist am einfachsten zu überwinden. In unseren KATA-Workshops fokussieren wir die Schulung der Methoden auf wenige Stunden und investieren die Zeit in der praktischen Übung der Methode.

Aufbringen der Konzentration

Diese Barriere erfordert etwas mehr Geduld und Aufmerksamkeit, weil viele Mitarbeiter es nicht mehr gewohnt sind, innezuhalten und nachzudenken. In der Hektik des betrieblichen Alltags bleibt oft nicht genug Zeit, um über ein Problem gründlich nachzudenken. Oft wird eher aktionistisch eine Sofortlösung ausprobiert, ohne viel Gedanken an das Warum? und Wozu? und auf das Beste gehofft.

Daher stellt es am Beginn für viele angehende Problemlöser eine großer Anstrengung dar, sich vor ein Blatt Papier zu setzen und ganz einfache, aber gründliche Fragen wie folgende schriftlich zu beantworten:

• Was ist die übergeordnete Herausforderung? Was wollen wir eigentlich erreichen?
• Was ist der konkrete Prozess, den ich verbessern will?
• Woher weiß ich, dass das ein Problem ist? Was genau ist das Problem?
• Welche Ursachen bewirken das Problem / die Abweichung?
• Wie kann ich erkennen / messen, wenn das Problem erfolgreich gelöst ist?
• Wie soll der Ziel-Zustand in allen Einzelheiten beschaffen sind?
• Was habe ich bei meiner letzte Maßnahme über das Problem gelernt?
• etc.

Schwache logische Konsequenz

Die zwingende Konsequenz wirksamen Tuns folgt aus den logischen Ursache-Wirkungs-Beziehungen zwischen Grundursache-Problem-Ergebnis. Häufig fehlt die Bereitschaft und Beharrlichkeit, den Dingen auf den Grund zu gehen und Aktionismus ist die Folge.

Es werden eine zufällige Liste an Lösungen vorgeschlagen, worüber oft heftige Streitereien entbrennen. Wichtiger ist es, das Wissen zu schaffen, um die tatsächlichen logischen Abhängigkeiten zu entdecken, dh. zu lernen.

Um die richtigen Gründe zu finden, ist vorerst keine Lösungs- sondern eine Ursachenorientierung notwendig. Erst wenn diese Zusammenhänge gründlich verstanden sind – oft erst nach einigen iterativen Schleifen an Versuchen – werden die angestrebten Wirkungen erreicht.

Geringer Mut zu Fehlern (Lernen)

Ein noch größeres Hindernis stellt die Angst vor Versagen und vor dem „Lächerlich-gemacht-werden“ dar. Dabei trifft es natürlich den Kern der KATA-Aktion: das Lernen. Wer etwas lernen will, muss zugeben und zeigen, dass er für diese Situation (noch) keine Antwort kennt.

Während der Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit der Experten ist und reichlich Selbstbewusstsein besitzt, begibt er sich beim Lernen in eine Situation, in der er nun definitionsgemäß inkompetent ist.  Er zeigt sich mit Warze und allem.

Nur zu gerne nutzen interne Rivalen diese Situation aus, falls keine ausreichende Lern- und Fehlerkultur diese Art von schädlichen Verhaltens  unterbindet. Dieses Lernklima zu erhalten ist die Aufgabe der Führung, ob am Shopfloor, im Vertrieb oder in der Verwaltung.

Diese ersten Schritte zu einer wirksamen KATA-Verbesserung führen die Mitarbeiter, die Führungskräfte und das Unternehmen auf den Weg der Verbesserung. Schritt für Schritt, jeden Tag ein wenig besser.

Für weitere Informationen über den Weg zur Operational Excellence kontaktieren Sie den Autor Andreas Sattlberger. Sie erreichen ihn unter: asattlberger@operational-excellence.at

Der Spruch: „Für den Mann mit dem Hammer ist alles ein Nagel“ trifft häufig auch für den Umgang mit Lean Werkzeugen zu. Mit großer Begeisterung wird eine Vielzahl von Lean Werkzeugen trainiert, um damit mehr Effizienz und Ertrag zu erreichen. Aber, in Wahrheit ist dies eine große Verschwendung.

Typische Lean Werkzeuge, die oft ohne viel Nutzen trainiert werden:

• 5S Arbeitsorganisation
• SMED
• Kanban
• Just in Time
• Jidoka
• Kaizen Workshops
• Standardized Work
• Visualisierung
• Wertstrom
• A3 Problemlösung
• TPM
• etc.

Durch das Training wird ein Reihe von Lean Tools an den Mann gebracht mit dem Versprechen einer Verbesserung. Leider wird es dadurch meist nicht besser, sondern das Problem wird schlimmer.

Dazu kommt ein psychologisches Phänomen. Wie wir vom Nobelpreisträger Daniel Kahneman gelernt haben, ersetzen wir häufig ein schwieriges, komplexes Problem, dessen Lösung uns schwer fällt, durch ein uns bekanntes Problem, wo wir eine glatte Lösung besitzen. Das klingt zwar dumm, wird aber wohl von uns allen praktiziert. Wirklich dumm hier ist nur, dass wir diese Selbsttäuschung gar nicht gerne zugeben wollen.

Bei Lean bedeutet diese „Lean Fallacy“ folgendes: wir haben in jedem Betrieb eine Vielzahl an schwierigen Problemen, deren nachhaltige Lösung sich lohnen würde. Statt nun vor Ort (Gemba) mit Gründlichkeit das Problem verstehen zu lernen und den harten Weg der schrittweisen Verbesserung zu gehen, setzen wir einfach die Lean Tools ein. Voila, das Problem scheint gelöst! (Oder doch nicht, wie kurze Zeit später festgestellt wird.)

Also, das schwierige Problem (z.B. Ertragsrückgang) wird durch ein einfaches Problem ersetzt (z.B.: mangelnde Lean Kompetenzen), deren Lösung ein Training ist, das rasch und einfach verordnet werden kann.

Komplexe Probleme erfordern tiefgreifende Lösungen

Also, der Fehler mit dem „Lösungsansatz“ besteht darin, dass wir in unserer Arbeit meist viel zu komplexe Probleme/Herausforderungen haben, als dass sie durch ein einfaches Tool gelöst werden könnten.

Die wirklich Aufgabe besteht darin die konkreten, faktischen Hindernisse zu erkennen und zu eliminieren, die uns z.B. davon abhalten, einen Kundenauftrag in einem Zug von der Annahme bis zur Auslieferung des Produkts mit einem Minimum an Zeit, Kosten und Mühe zu produzieren.

Wie Taiichi Ohno sagte: „Alles, was wir tun, ist, auf die Durchlaufzeit zu achten von dem Moment, in dem wir einen Kundenauftrag erhalten bis zu dem Moment, in dem wir das Geld in Empfang nehmen. Wir verkürzen die Durchlaufzeit, indem wir alle Bestandteile eliminieren, die keinen Mehrwert für den Kunden erzeugen.“

Funktion der Lean Werkzeuge

Der Zweck und Nutzen der Lean Werkzeuge besteht nun darin, die Mitarbeiter und Manager dabei zu unterstützen, die Wertschöpfung klar zu identifizieren und somit jede Verschwendung sofort und dringlich aufzuzeigen, damit diese rasch und nachhaltig beseitigt wird.

Das heißt zum Beispiel, nicht die Einführung von  Just-in-Time macht die Produktion lean, sondern Just-in-Time hilft uns die Probleme zu sehen und zu lösen, die uns von einer wertschöpfenden Produktion abhalten. Denn, erst wenn der Arbeiter auf jedes Zulieferstück angewiesen ist, wird es wirklich wichtig, Qualität und Liefertreue nachhaltig zu entwickeln und zu praktizieren. Alles andere sind nur schöne Worte.

Um eine Metapher aus der Musikwelt zu nutzen: nicht das Metronom macht den Klavierstudenten zu einem Virtuosen, aber es zeigt den nächsten Schritt zur Excellence.

Letztendlich kann Lean nicht mit den Lean Tools implementiert werden. Lean Tools können bestenfalls die Menschen dabei unterstützen, ihre Probleme und Herausforderungen rasch und nachhaltig zu lösen und damit Mehrwert zu schaffen.

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Lean Methoden werden in vielen Betrieben eingesetzt. Die Methoden versprechen die Leistungsfähigkeit der Prozesse und Ergebnisse zu verbessern. Die Verbesserungen sollen dann anhand der relevanten Kennzahlen, wie Qualität, Produktivität, Liefertreue, Sicherheit, Kosten, Erträge und so weiter messbar werden.

Leider aber können die wirtschaftlichen Ergebnisse häufig nicht auf Lean Maßnahmen zurück geführt werden. Nicht zu selten liegt der Grund an der mangelnden Wirksamkeit der Lean Maßnahmen. Die (Schutz-)Behauptung, dass Lean gewirkt hätte, aber nicht ursächlich messbar sei, widerspricht der Lean Logik selbst. Die Frage in solchen Fällen lautet:

Warum haben die Lean Methoden die Erwartungen nicht erfüllt?

Lean Methoden tun einmal gar nichts

Die Ursache der fehlenden Effektivität liegt meist nicht an den Lean Methoden an sich. Sondern, die unzureichenden Resultate sind auf die mangelhafte Reaktion auf Abweichungen zurückzuführen. Denn die Lean Methoden sind als Werkzeuge zu nutzen, so wie ein Handwerker seine einsetzt. Das Planen, Denken und Tun bleibt dem Praktiker aber nicht erspart.

Was nützen all die schönen Lean Methoden – 5S, 5Why, SMED, PDCA, Yoka Poke, Heijunka, Pull, Takt, Kanban, Value Stream Mapping, Hoshin Kanri, etc., – wenn sie nicht als Werkzeug, sondern als Lösung gesehen werden? Ohne die Umsetzung geeigneter Maßnahmen werden daher die Methoden zu keiner Verbesserung führen. Und daran hapert es oft gewaltig.

8 Wege, um Lean Methoden falsch anzuwenden

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Lean Prinzipien zu verdrehen. Hier wird versucht einige der wichtigsten Ursachen für unzureichende Gegenmaßnahmen auf Abweichungen aufzulisten:

1. Der dynamische Standard

Abweichungen werden nicht (korrekt) erkannt, da der Standard fehlt. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Arbeitsmethode, eine Best Practice ist nicht dokumentiert. Daher ist völlig unklar, was genau ist hier die Abweichung?

Ohne Standard gibt es aber keine sinnvolle Verbesserung. So versucht jeder „sein Bestes“ und verfolgt seinen eigenen Standard nach dem Motto: „Wir lieben Standards. Jeder hat mehrere davon.“

2. Der Kundenwunsch stört den Arbeitsprozess

Der spezifizierte Kundenwunsch wurde aus den Augen verloren: es wird vor sich hin gearbeitet und produziert was geht. Der Bezug zu dem zahlenden Kunden ist schon lange vorher – im Vertrieb oder in der Auftragsabwicklung – vergessen worden.

Da der Zweck für die betroffenen Mitarbeiter unklar ist, werden Abweichung von bürokratischen oder willkürlichen Vorgaben des Vorgesetzten penibel, aber zweckfrei, verfolgt. Nur, was hat der Kunde davon?

3. Die Lean – „Wir-wissen-wie-Lean-geht“ – Experten (kein Bedarf an neuen Ideen)

Fehlendes Verständnis von Abweichungen als Informationsquelle für Verbesserungen führt zur mentalen Blockade. Durch die Lean Methoden wird den Mitarbeitern visualisiert und vermittelt, wo die Ursachen für Abweichungen liegen und welche Ansätze erfolgsversprechend sind. Mehr aber nicht: die entscheidenden Informationen fehlen ja gerade.

Dazu bedarf es einer konstruktiven Einstellung zu Abweichungen und neuen Ideen, ähnlich wie sie der Detektiv oder die Forscherin praktizieren. Sie entwickeln Indizien zu einer Theorie und testen deren Stichhaltigkeit durch empirische Überprüfung. In diesem Sinne sind Abweichungen und Probleme wie Geschenke, die aber noch verpackt sind.

4. Wir haben keine Probleme!

Abweichungen werden als Fehler gekennzeichnet. Niemand aber möchte als Verursacher von Fehlern gebrandmarkt werden. Zumindest werden wenige Mitarbeiter freiwillig nach vorne treten und auf Abweichungen = Probleme hinweisen, nur um dafür bestraft zu werden.

Hier fehlt eine Fehlerkultur, die Abweichungen als systematisch erkennt und wo auf Basis von gegenseitigem Vertrauen und der Befähigung der Mitarbeiter gemeinsam an den Verbesserungen arbeitet wird.

5. Jeder Fehler wird eliminiert!

Mangelnde Unterscheidung von Abweichungen nach Systemursachen und Spezialursachen. Der Qualitätsguru Dr. Deming (PDCA) hat geschätzt das 94% der Abweichungen auf zufällig verteilte Ursachen des Systems zurück zu führen sind. Daher sind Maßnahmen primär auf Verbesserungen des Wertschöpfungs-Systems zu richten.

Viel Verschwendung wird von Lean Protagonisten verursacht, die – frei von statistischem Verständnis – hinter jeder Abweichung eine spezielle Ursache vermuten, die es abzustellen gilt. So wird den zufälligen Ursachen hinterher gejagt, aber die Probleme verschieben sich nur.

Ein spannendes Beispiel dafür ist die Jagd nach der Serienmörderin, die sich als Mitarbeiterin des Herstellers für  Wattestäbchen zur Spurensicherung herausgestellt hat, siehe Heilbronner Phantom.

6. Verwechslung von Akzeptanzgrenzen und Leistungsgrenzen

In der Messung der Leistungskennzahlen ist der Lean Praktiker täglich mit der Realität konfrontiert. Dabei muss er zwei voneinander unabhängige Kriterien berücksichtigen. Einerseits gibt es den Kundenwunsch, der als Akzeptanzlimits an ihn kommuniziert wird. Andererseits gibt es die reale Leistungsfähigkeit seines Prozesses – die Leistungsgrenzen.

Idealerweise kann die Leistung des Prozesses die gewünschten Anforderungen erfüllen. Aber, häufig ist dies überhaupt nicht der Fall. Viele Manager sind deshalb auch ungehalten, wenn der Betrieb die geforderte Leistung wieder nicht erfüllen kann. Die verstärkte Kommunikation z.B. durch höhere Dezibel ändert aber an der Prozessfähigkeit herzlich wenig.

7.  Fundamentaler Kausalfehler des Management

In Ergänzung zum Weg 6 versteckt sich im fundamentalen Kausalfehler des Managements ein logischer Fehler. Viele Manager verwechseln hier ihre Anweisung zur Leistungssteigerung mit der Ursache der Leistungssteigerung.

Dieser Kausalfehler wird durch folgende Aussagen eines Managers symptomatisch sichtbar: „Ich habe ihnen schon wiederholt aufgetragen, dieses (Prozess-)Problem zu lösen. Das nächste Mal gibt es personale Konsequenzen.“ Tatsächlich werden die Mitarbeiter darauf reagieren, meist jedoch nicht kausal zu den erwünschten Resultaten – das hätten sie schon getan, wenn sie es gekonnt hätten, sondern diametral entgegengesetzt.

Die Ursachen für Verbesserungen liegen in fast allen Fällen in der methodischen Problemlösung des Prozesses selbst. Dies erfordert neben entsprechender Erfahrung und Methoden vor allem die Arbeit am Prozess. Dabei helfen Ermahungen, Drohungen und Versprechungen wenig.

8. Aktionismus

Oft ist beim Start von Lean die Begeisterung groß. Eine Vielzahl von Abweichungen werden als Verbesserungsanlässe herangezogen. Viel zu viele Maßnahmen werden in langen ToDo-Listen dokumentiert.  Leider versagt dann in der Umsetzung dieser Maßnahmen das sogenannte Lean Production System auf der ganzen Linie.

Auch sind in der Eile viele der versuchten Maßnahmen wenig ausgegoren und vermissen Daten und Fakten, um Kausalitäten sinnvoll zu verstehen. Die Gegenmaßnahmen führen zu verwirrenden Ergebnissen und werden bald ad acta gelegt.

Weiters werden die langen Listen mit zuwenig Konsequenz und Disziplin verfolgt. Der Alltag ruft, neue Probleme aus anderen Bereichen werden höhere Priorität eingeräumt und die Lean Maßnahmen müssen warten.

Dieser Auflistung von beliebten Umwegen, um die zentrale Lean Aufgabe – die richtigen Probleme nachhaltig zu lösen um Wertschöpfung zu schaffen – könnten noch einige weitere hinzugefügt werden.

Wertvoller ist es, sich auf das Wesentliche zu besinnen: Versuchen Sie einige Lean Methoden und probieren Sie Neues aus, um selbst zu besseren Ergebnissen zu kommen!

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Viele Produktionsmanager verordnen ihren Mitabeiter Lean Schulungen. Damit soll die Leistungsfähigkeit der Organisation gesteigert werden. Leider führen diese Lean Trainings häufig nicht zum gewünschten Erfolg. Wie das industriemagazin kürzlich berichtete (Artikel Produktionsoptimierung), fallen oft bei der Einführung von Produktionssystemen außer Spesen keine wesentlichen Ertragsverbesserungen an.

Die Schulung der Mitarbeiter in Lean Tools, wie 5S, SMED, TPI oder gar SixSigma-Methoden, waren in vielen Fällen eine weitere Verschwendung. Das Ergebnis der Lean Schulungen blieb weit hinter den Erwartungen zurück, von Ertragsverbesserungen ganz zu schweigen.

Wenn man allerdings die konkrete Situation näher betrachtet, ist dies häufig wenig überraschend. Im Gegenteil, mir sind eine ganze Reihe von Produktionsbetrieben bekannt, wo sich Konzepte wie Lean und Six Sigma einen schlechten Ruf erworben haben. Und dies zurecht.Ein Prinzip von Lean Management besteht darin, die konkreten Probleme sofort bei Auftreten, auf Basis von Fakten, nachhaltig und gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern zu lösen. Ein allgemeines Lean Methoden-Training erfüllt diese triviale Anforderung nun mal nicht.

Es gibt natürlich gute Argumente für Training dort, wo es ein konkretes Problem hilft zu lösen. Allerdings machen es sich manche Produktionsverantwortliche zu einfach, wenn sie eine großes Los an Trainingsmodulen bestellen und die Verbesserung an den Trainer delegieren. Operational Excellence entsteht durch das oft anstrengende Lernen durch Tun. Training allein greift hier zu kurz.

Lösung erkannt – Problem gesucht

Mit diesem Motto – mit der Lösung (Lean Training) zu beginnen – verkommt die Lean Initiative zu einer Übung darin, wie geeignete Probleme für die „Übung in Lean“ im Betrieb gefunden werden können. Wie falsch ist das! Es gibt nämlich in jeder Produktion schon eine Vielzahl von konkreten, relevanten und dringlichen Problemen, die einer Lösung bedürfen.

Der bessere Weg zu Lean besteht darin, auf Basis der bestehenden Aufgaben die Leistungsfähigkeit der Prozesse zu messen und Verbesserungsmaßnahmen zu starten. Dieser Ansatz ist natürlich viel mühsamer, als eine vorgefertigte, scheinbare „Best Practice“-Trainingslösung. Allerdings, die Lösung der eigenen, tatsächlichen Probleme ist nun mal der einzige Weg, um wirklich besser zu werden. Dafür verlangt nach Führung durch die Top Manager.

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Lean hat seinen Ursprung in der Produktion von Autos. Die ersten Untersuchungen über Lean (Womack, Jones, Ross) wurden insbesondere, aber nicht ausschließlich, im Fertigungsbereich der Automobilproduktion durchgeführt. Und, viele der Lean Methoden wurden ursprünglich in der Produktion entwickelt und eingesetzt.

Liegt daher nicht der Schluss nahe, dass Lean eine Methode für die Produktion ist? Nein!

Das Lean Konzept hat an sich   n i c h t s mit der Produktion zu tun
Das Konzept des Lean hat an sich nichts mit der Produktion zu tun, sondern allein und ausschließlich mit der Wertschöpfung für konkrete Kunden. Wo findet diese Wertschöpfung statt? Natürlich zum großen Teil in der Produktion, daher der starke Fokus darauf. Nicht umgekehrt.

Das Prinzip des Lean besteht daher nicht darin, die Lean Methoden schön umzusetzen; sondern, möglichst verschwendungsfrei den größten Kundennutzen profitabel zu schaffen. Die Wertschaffung ist zuerst, die Lean Methoden (in der Produktion und anderswo) kommen erst danach.

Werkzeuge allein machen noch keinen Meister
Leider wurde im Lauf der Zeit durch den Drill der Lean Werkzeuge durch  „Lean“-Trainingsfirmen die Sache auf den Kopf gestellt. Ziel und Methode werden verwechselt. Statt sich auf das Ziel der Wertschöpfung zu fokussieren und Methoden nach Bedarf einzusetzen, werden die Lean-Methoden zum Ziel an sich gesetzt.

Dies scheint der einfachere Weg zum Erfolg zu sein. Ein paar Trainings, Werkzeuge und Workshops und schon ist man lean. Das ist so als ob man sich Nike Basketballschuhe besorgt und gleich mit Michael Jordan mithalten kann, oder wenn man sich einen Mercedes least und schon ein Comeback feiert wie Michael Schuhmacher, oder man kauft sich Tiger Woods Golfschläger und „schwupp“ hätte man die Siegertrophäe schon in der Hand.

Als Ersatz für den Fokus auf den Kundennutzen wird daher heute vielfach versucht, sich mit den Lean Werkzeugen und Methoden einzudecken und zu glauben, dass das hilft. Damit wird aber das Pferd von hinten aufgezäumt. Das mag zwar viel Spaß machen, bringt aber keinen Ertrag.

Lean Methoden sind kein Ersatz für Lean als Strategie
Der denkfreie Einsatz von Kaizen, 5 S, Poka-Yoke, Jidoka, Six Sigma und welcher Tools auch immer wird zum Ersatz für die eigentlichen strategische Fragen. Um diese eigentlichen Fragen geht es aber im Lean. Und diese Fragen sind traditionell jene der Unternehmensführung.

Denn der Geschäftsführer hat mit Recht keine Zeit für japanische Fremdwörter. Er oder sie muss sich strategisch wichtigen Fragen stellen, die auf messbare Wertschöpfung – und damit auf den Kern des Lean –  zielen:

• Was genau will der Kunden von uns kaufen? Haben wir das auch wirklich verstanden und umgesetzt?
• Wie können wir diese nachgefragten Produkte / Services möglichst kostengünstig herstellen?
• Was kann jeder einzelne Mitarbeiter mit seinem Können und seinen Ideen dazu beitragen?
• Lösen wir unsere Aufgaben und Probleme auch gründlich und nachhaltig? Arbeiten und reden wir dabei miteinander?
• Wie stellen wir sicher, dass wir das als richtig Erkannte auch morgen noch tun?
• Können wir damit im Wettbewerb einen Profit erwirtschaften?

Diese Fragen enthalten mehr von Lean als die meisten Trainingskompendien so mancher Lean-Berater.  Natürlich, diese Fragen erfordern ein Nachdenken über die eigene Arbeit und dessen Nutzen; und, sie erfordern die Konsequenz, die Antworten in harter Arbeit umzusetzen.

Lean als Kernaufgabe der Geschäftsführung: Kundenwert und Arbeitsdisziplin
Denn gerade diese beiden Kernaufgaben des Lean sind auch zentrale Führungsaufgaben:

1. den Kundenwert erkennen und
2. dafür sorgen, dass das Richtige auch getan wird.

Genau diese Aufgaben sind ja der Existenzgrund für den Geschäftsführer. Wer sonst soll die Richtung vorgeben? Wer sonst soll alle Mitarbeiter dahin motivieren, die richtigen Aufgaben umzusetzen? Auch gerade dann, wenn es schwierig und mühsam ist?

In diesem – eigentlichen  – Sinn ist Lean natürlich keine Produktionsmethode, sondern der Kern einer jeden erfolgreichen Geschäftsstrategie: nachhaltig und profitabel Kundennutzen zu schaffen. Darum geht es im Lean und eben nicht um das Training von japanischen Methoden.

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Nach modernem Managementdenken brauchen wir Mitarbeiter, die nur in Lösungen denken. „Problemdenker sind nicht willkommen!“ Daher auch die Aufforderung, wenn ein Mitarbeiter mit einem Problem kommt, dann soll er gleich die Lösung mit präsentieren.

Natürlich, wir wollen alle pro-aktive Mitarbeiter, die mit einer positiven Einstellung an die Arbeit gehen. Das darf aber nicht so weit führen, dass das Wort „Problem“ verboten wird.  Ganz im Gegenteil, wir alle haben ja nur deswegen einen Job, weil es noch Probleme gibt, die einer (profitablen) Lösung harren.

Fatal: „Wir brauchen XYZ“

Schädlich wird diese Problem-Phobie, wenn das Problem nur mehr oberflächlich untersucht wird und bar jeder Fakten eine Lösung präsentiert wird. Zum Beispiel habe ich vor kurzem in einer Besprechung folgendes Statement aufgeschnappt: „Wir müssen unsere Leistung verbessern und deshalb brauchen wir ein neues ERP-System.“ Dies fand breite Zustimmung bei den anwesenden Kollegen.

Tatsächlich aber war mir durch die Betriebsbesichtigung klar, dass ein durchgängigeres ERP-System die bestehende Dis-Organisation nur automatisierte. Die Einführung eines solchen Systems hätte das Management und die Mitarbeiter mehrere Jahre gebunden; nur um danach festzustellen, dass sich an der Leistungsfähigkeit des Betriebs nichts verbessert, oder diese gar verschlechtert hätte.

Daten und Fakten? Keine Zeit!

Viel zu häufig werden ohne tiefgreifende Analyse auf Basis von Fakten vermeintliche Lösungen vorgeschlagen. Die Diskussion dreht sich danach nur mehr darum, welche Marke, welcher Dienstleister oder welcher Projektleiter zum Zug kommen. Die grundlegende Annahme, dass die – voreilig – vorgeschlagene Lösung gar nicht zum – kaum oder schlecht analysierten – Problem passt, wird nicht mehr angezweifelt. Das Ergebnis: Verschwendung, Frustration und Verluste.

Patentlösungen, die keine sind

„Aber es hat sich so gut angehört“ lautet dann oft die Antwort. Ja, auch ich würde dem Versprechen „Ohne Mühe 10 Kilo in 1 Woche abnehmen“  gerne Glauben schenken, aber da haben wir ja unsere Erfahrungen…

Patentlösungen sind oft gar nicht so patent. Dazu gehören oft die Einführung von ERP, CRM, oder anderen EDV-Anwendungen, aber auch die kurzfristigen Einsparungen durch Einkaufs-Suboptimierung, oder die Einführung von allerlei Management-Trends wie „Blink“ – Entscheiden ohne Denken (bzw. ohne Hirn)“, Management by Objectives, Global Sourcing („weil´s ja so billig ist“), etc., etc. Aber natürlich auch die gedanken-lose Einführung von Lean und Six Sigma-Werkzeugen ist hier zu nennen.

Lieblings-Lösungen á la Funktion

Das „Wir brauchen..“ -Symptom ist oft eine anschauliche Demonstration dafür, dass jede Funktion – Verkauf, Produktion, Einkauf, Marketing, Entwicklung, IT, Controlling – seine Lieblingslösungen hat. Ein und dasselbe Problem wird von den Managern der verschiedenen Funktionen je nach Herkunft mit völlig unterschiedlichen Lösungen begegnet. Das wundert nicht, wenn keine Fakten als Regulativ zugrunde liegen.

Von der Problemdefinition zur Lösung

Daher besteht ein zielführenderer Ansatz in einer sorgfältigen Analyse des Problems. Anhand dieser Fragen können die Grundursachen erhoben werden und konkrete Lösungen effektiv und nachhaltig gefunden werden:

Schritt 1: Ein Problem oder eine Chance identifizieren
•    Warum ist das ein bedeutendes Thema?
•    Was ist der Kontext? Was macht es zu einem wichtigen Problem?
•    Wem gehört das Problem? Wer ist dafür verantwortlich?
•    Wollen die Verantwortlichen und Betroffenen an diesem Problem arbeiten?
•    Was ist die niedergeschriebene Definition des Problems?

Schritt 2: Aktuelle Situation untersuchen (Fakten!)
•    Wo stehen wir? Was wissen wir über das Problem? Woher? Wie?
•    Sind das Meinungen oder Fakten?
•    Wohin müssen wir? Wohin wollen wir?
•    Ist das eine klare und eindeutige Problembeschreibung? Das wirkliche Geschäftsproblem?

Schritt 3: Suche nach Grundursachen durchführen (Root Cause)
•    Was sind die Ursachen für das Problem?
•    Was sind die Grundursachen? Woher wissen Sie das?
•    Waren Sie vor Ort? Mit wem wurde gesprochen? Kunden?
•    Welche Anforderungen, Bedingungen und Alternativen müssen berücksichtigt werden?

Schritt 4: Zielzustand entwickeln
•    Wollen wir daran arbeiten, eine Lösung zu finden? Ist es das wert?
•    Was ist die hier angestrebte Verbesserung?
•    Was genau ist die messbare Lücke zwischen IST und SOLL?

Schritt 5: Gegenmaßnahmen zu den Grundursachen entwickeln
•    Welche Gegenmaßnahmen werden vorgeschlagen?
•    Was sind weitere mögliche Lösungen, die gefunden wurden? Mit wem wurden diese besprochen?
•    Besteht eine direkte Kausalverknüpfung zwischen Gegenmaßnahme und Ursache?
•    Wie wird die Lösung den Effekt der Grundursache verändern? Wie genau?

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Die weiteren Schritte 6-10 führen danach zu einer erfolgsversprechenden Lösung, die tatsächlich das Problem löst. Lean Experten haben natürlich erkannt, dass diese 10 Schritte aus der A3 Problemlösungsmethode des Lean entstammen.

Viel Spaß mit der Analyse Ihrer Probleme!

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Durch meine Arbeit in der Ergebnisverbesserung von Unternehmen gehören Betriebsbesichtigungen zu meinem Alltag. Dies ist eine der spannendsten Aufgaben. Dort nämlich tritt die Realität ungeschminkt zu Tage.

Die Hoffnung stirbt zuletzt

Im Meeting – fern der Produktion – beruhigen sich Manager allzu leicht mit unrealistischen Annahmen über die Leistungsfähigkeit ihres Betriebs. Folgende Aussagen mögen gut klingen, entsprechen aber nur selten der Realität am Shopfloor:

• „Unsere Produktion folgt den modernsten Prozessmethoden.“
• „Wir machen Lean Management und sind sehr zufrieden mit unseren Fortschritten.“
• „Mit Six Sigma lösen wir unsere Probleme systematisch.“
• „Unsere Bestände sind auf das Nötigste reduziert.“
• „Wir haben schon die meisten Verschwendungen beseitigt.“
• „Just-in-Time und Kanban werden bei uns durchgängig eingesetzt.“

Gerne möchte ich diesen Beteuerungen Glauben schenken. Leider aber, diese Annahmen sind in 8 von 10 Fällen nur falsche Hoffnungen. Denn die Realität im Betrieb sieht häufig ganz anders aus.

Die Realität im Betrieb ist ernüchternd

In der Besichtigung im „gemba“ (= vor Ort) werden die Träume für den Sehenden zu Albträumen. Ein paar Erfahrungen sind hier beschrieben:

Just-in-Time wird proklamiert, Just-in-Case wird produziert

In vielen Betrieben arbeiten die Produktionslinien nicht nach einem einzigen Schrittmacher-Prozess, sondern nach lokalen Befindlichkeiten – wie es halt der Fall ist.

Wer zahlt für all die darauf folgende Überproduktion, Bestände und Transportkosten? Kurzfristig der Kunde, aber sicher nicht auf Dauer. Die traurige Folge ist, dass die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebs sinkt.

Das Layout des Betriebs ist eine Geschichtslektion

Statt den Betrieb nach einem kontinuierlichen Prozess-Strom auszulegen, ist er nach Abteilungen organisiert, die historisch gewachsen sind.

Obwohl als sub-optimales Layout erkannt, wird argumentiert: „Das geht jetzt leider nicht, weil dazu sind wir noch nicht gekommen und außerdem kostet es zuviel.“ Die unzähligen dadurch bewirkten Verschwendungen kosten ein Vielfaches, aber wer zählt das schon? Dafür gibt es nun mal kein Bilanzkonto.

Mehr ist besser! Falsch!

Aktuelle operative Ziele und Leistungskennzahlen für die konkrete Arbeitsstelle sind nirgendwo sichtbar. Woher sollen die Mitarbeiter wissen, ob ihre Leistung mit dem Bedarf abgestimmt ist? Sie wissen es nicht. Daher lieber mal mehr produzieren.

Oder sie verlassen sich auf die Daten vom fernen „Computer“ mit der logischen Konsequenz von Überproduktion einerseits und mangelnder Verfügbarkeit andererseits. Woher sollten die IT-Heinis im Controlling auch wissen, was da unten in der Produktion passiert? Manche waren noch nie am Shopfloor. Na, eben.

Was ist wo, nochmal?

Vielfach gibt es ein nur unzureichendes visuelles Kennzeichensystem, das Bestände, Werkzeuge, Prozesse und Materialfluss anzeigt. Ohne „narrensichere“ Klarheit im Betrieb wird jede Tätigkeit zu einer Frage. Das führt manchmal zu grotesken Situationen, wo 20% der Arbeitszeit mit Suchen verbracht wird.

5 S war letztes Jahr

Statt einem 5S, wo alles seinen Platz hat und alles an seinem Platz ist, findet man viel zuviel Schmutz, Unordnung und Suchen.

Wie kann ein Standard-Prozess entstehen, wenn nicht einmal der Arbeitsplatz nach Standard gepflegt wird? Keine Zeit für 5S ist eine beliebte aber dürftige Ausrede, denn zum Suchen findest sich immer Zeit.

Qualität wird am Ende geprüft

Fehlende oder völlig überholte Arbeitsanweisungen und Spezifikationen verhindern Produktqualität. Wie soll Qualität erkannt werden, falls sie produziert wird? Keine Chance. Also, da verläßt man sich lieber mal auf die Endprüfung – durch den Kunden!

Präventive Instandhaltung: Ja, aber …

Selten ist ein Terminplan aufgehängt für präventive Instandhaltung. Dieser sieht vor, die Funktionsfähigkeit der Arbeitsgeräte und die regelmäßige Verbesserung der Werkzeuge und Prozesse sicher zu stellen.

Aber leider, dafür ist nicht immer Zeit…. für den unausweichlichen Ausfall hat man dann schon die Zeit und das Geld. Denn, gerade dann bricht etwas, wenn der Kunde auf Lieferung drängt!

Abweichungen, ja, die gibt es. Konsequenzen gibt´s nicht.

Selten sind aktuelle Charts über Produktivität, Qualität, Sicherheit und Problemlösung sichtbar für alle Teams ausgehängt. Wer weiß, wie diese Leistungsparameter erfüllt werden? Und wie werden Abweichungen überhaupt erkannt, geschweige denn darauf reagiert?

Niemand weiß es, erkennt es oder macht es. Also wird vor sich hin produziert mit dem Gefühl „Es wird schon passen“.  Aber leider, das tut es meist nicht.

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Falsches Wissen schadet echt

Der kalte Schauer einer solchen Besichtigung wird zum Gruseln, wenn man sich die Konsequenzen vor Augen hält. Denn, die schönen Annahmen über die hohe Leistungsfähigkeit führen zu fatalen Schlussfolgerungen im Management.

Ausgehend von der nicht vorhandenen Prozesskompetenz  werden überhöhte Commitments über Lieferungen, Leistungszusagen und Aufträge versprochen, die zu großen Problemen führen. Diese Risiken können vermieden werden, indem man das falsche Wissen hinterfragt und mit der Realität konfrontiert.

Einsicht ist der erste Schritt zur Verbesserung

Natürlich, das Management hat viele Aufgaben, die nicht mit dem Betrieb selbst zu tun haben. Allerdings, ohne gründliche Beherrschung der Kernprozesse in der Wertschöpfung sind alle Strategien ohne Basis.

Deswegen ist der wichtigste Schritt die kompromisslose Analyse der wahren Situation im Betrieb. Erst auf der Grundlage einer realistischen Einschätzung kann das Unternehmen zum Erfolg geführt werden.

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In unseren Lean-Projekten kommen wir häufig zu dem Punkt, wo die Umsetzung – „das Tun“ – dran ist. Die Betroffenen wissen was zu tun ist, die Zeit ist reif, und die Ressourcen sind vorhanden. Aber: es geschieht nichts.

Wir holen die Maßnahmenliste hervor und erinnern die Verantwortlichen an ihre Aufgaben. „Ah ja, machen wir schon,“ ist eine beliebte Antwort, die wir dann hören. Nur leider, es passiert noch immer nichts.

Es ist nicht so, dass es eine schwierige Aufgabe wäre. Oder, dass sie nicht vereinbart wurde. Oder, dass jemand dagegen wäre. Oder, dass sonst etwas im Weg stünde. Was ist dann der Grund?

Wir fragen in diesem Fall natürlich „Warum?“ fünfmal oder öfter. Wir finden dann eine Grundursache für viele Probleme im Betrieb: Mangel an Tun und Übermaß an Reden.

Wie ein Manager mal zu uns sagte:

„Es gibt hier im Betrieb viele Wissensriesen und Umsetzungszwerge.“

Warum Reden beliebter als Tun ist

Wir haben viele Gründe gefunden, warum Menschen lieber nochmal über eine Aufgabe reden, statt sie einfach zu tun. Einige der häufigsten Ursachen sind hier aufgelistet:

1. Zuwarten auf den Vorgesetzten
Besser noch einmal absichern, lautet hier die Devise. Rück-Delegation wird zum Prinzip und der Chef zum Flaschenhals für die Umsetzung.

2. Angst vor Fehlern
Wer was tut, kann etwas Falsches tun. Aber anstatt einen Fehler als Lernmöglichkeit zu feiern, werden die „Schuldigen“ gefunden. Das erfordert viele Meetings und viel Reden. Und gelernt wurde: „Mach ja keinen Fehler. “

3. Neues meiden
Gerade die am längsten dienenden Mitarbeiter wissen ganz genau, wie „wir es schon immer gemacht haben.“ Daher sind neue Maßnahmen suspekt und werden gerne mal aufgeschoben. Außerdem ist es bequemer, die anderen vorpreschen zu lassen.

4. Eindruck trumpft über Leistung
In so manchen Firmen werden Mitarbeiter bewertet auf der Basis wie gut sie sich artikulieren können, nicht was sie getan – zumindest versucht oder auch erreicht – haben. Wer das „Ohr des Chefs“ hat, der fährt besser. Wer draußen molocht, naja, „hätt´er doch was g´sagt.“

5. Verwechslung von Reden mit Tun
Diese Krankheit befällt am häufigsten die Manager. Denn, Kommunikation ist ein zentrales Werkzeug für das Management. Leider werden die Aufgaben zerredet und Meetings noch und noch abgehalten. Dies ist zwar auch viel Aufwand und schaut aus als ob was geschieht, ist aber reine Verschwendung.

6. Fehlende Konsequenzen
Ein wesentlicher Grund für das „Plauschen“ statt „Tun“ liegt ganz einfach darin, dass sich das Reden auszahlt. Denn, häufig gibt es praktisch keine Konsequenz für mangelnde Umsetzung.

7. Nur Resultate zählen
Oder, es gibt im Betrieb die Devise, dass nur Resultate zählen und belohnt werden. Dies zerstört den Prozess und das Bemühen um Verbesserung. Jeder sichert sich nach allen Seiten ab, bevor gehandelt wird. Loyalitäten werden ausgehandelt und alle warten auf den sicheren Erfolg – und reden.

Es gibt sicher noch weitere Gründe. Diese Links behandeln das Thema der Wissens/Tun-Lücke in Handal, Kahai, Galca, und Knowing/Doing-Gap .

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Mehr Tun heißt mehr Veränderung

Organisationen und Mitarbeiter wissen genau was zu tun ist. Aber sie tun es oft nicht. Wie kann dieses Paradox aufgelöst werden? Was hält uns von der Umsetzung zurück?  Welche Change-Methode ist effektiv?

Wir von Lean-Works haben in unserer Arbeit einen Weg gefunden, diese notwendige Veränderung umzusetzen. Der beste Weg etwas zu tun, ist es zu tun. Und dann nochmal, und nochmal, so wie es der P-D-C-A-Zyklus vorgibt.

Wir verwenden eine Reihe von Change-Methoden, um die effektive Veränderung in Lean umzusetzen. Einige davon sind hier angeführt:

• Schriftliche, persönliche Vereinbarung klarer Ziele (Plan)
• Systematisches Vorgehen – Schritt für Schritt (Do)
• Täglicher Review der Ergebnisse (Check)
• Kontinuierliches Lernen aus Feedback und Fehlern (Act)
• Respekt für den Mitarbeiter
• Vorausgehen mit gutem Beispiel
• Coaching mit Geduld und Ziel, d.h. mehr Fragen als Antworten
• Entscheiden mit Daten und Fakten
• Experimentieren, Probieren & Tun!

Diese Methoden scheinen nicht radikal. Sie sind es auch nicht. Nur die damit erreichten Veränderungen sind es.

Lean-Works übernimmt die Funktion eines “Fitness-Coach,” der nicht über „Fit sein“ spricht, sondern der ganz praktisch mit dem Mitarbeiter losläuft.

Daher geht es bei Lean-Works nicht um Training, Wissen oder Reden, sondern um ein konkretes Tun. – – Was wollen Sie tun?

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In einem Gespräch über die erreichte Leistung merkte der Manager an: „Wenn die Mitarbeiter nur das täten, was sie eigentlich wüssten…..“ Tatsächlich sind die meisten Probleme nicht neu, überraschend oder einzigartig.

Der größte Teil der möglichen Verbesserungen wäre schon bekannt, wird aber nicht umgesetzt. Was sind die Grundursachen (root causes) für diese Umsetzungslücke?

Die unzureichende Umsetzung vor Ort liegt vor allem in der mangelhaften Ausführung der Aufgabe. „Der richtige Prozess liefert die richtigen Resultate,“ lautet das Credo des Lean Managements.

Hier setzt das Job Instruktions-Training (JIsT) an. Allerdings, in der Praxis finden wir nicht selten diese mangelhafte Trainingsansätze am Arbeitsplatz.

Trainingspraxis mit hohen Folgekosten

Job Instruktions-Training (JIsT) ersetzt übliche Schulungsmethoden von zweifelhaftem Wert, wie diese:

• „Sink oder schwimm“ Manche lernen´s, andere nicht, wer weiß warum?
• „… wird´s schon lernen“ Schlechte Leistung wird zum Standard.
• „Mikrowelle“ „Tu das, dann das, dann das. Noch Fragen?“
• „Erwischt“ Mitarbeiter wird bei Fehlern ertappt und „abgekanzelt“
• „Such den besten Mitarbeiter und folge ihm.“ Der hat oft keine Zeit oder ist ein miserabler Trainer.

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Nutzen des Job Instruktions-Training am Arbeitsplatz

Die Logik ist zwingend: Je mehr Aufgaben korrekt, fehlerfrei und effizient ausgeführt werden, desto bessere Resultate werden produziert. Methodisches Training on the Job liefert diese Vorteile:

• Steigende Produktivität
• Verbesserte Qualität
• Weniger “Schrott” und Nacharbeit
• Verminderte Kundendefekte und -probleme
• Reduzierte Trainingszeit
• Geringere Unfälle / Ausfälle
• Bessere Job-Zufriedenheit
• Steigende Kundenzufriedenheit
• Höhere Gewinne

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Elemente des Job Instruktions-Training (JIsT)

Das Job Instruktions-Training basiert auf dem bewährten „Training Within Industry“-Ansatz. Seit mehr als 50 Jahren verwendet Toyota das „Training Within Industry (TWI)“ erfolgreich am Arbeitsplatz. Es stammt ursprünglich aus Amerika und wurde von Toyota re-importiert. Beinahe unverändert dient dieses Vorgehen als die Haupttrainingsmethode weltweit.

Der 4-Schritt Lernprozess des JIsT

Mit der bewährten 4-Schritt Methode identifiziert, trainiert und überprüft der Jobtrainer, meist der Teamleiter oder Meister, die kritischen Trainingsinhalte für die Mitarbeiter. Hier ist das Beispiel der Job Instruktion aufgeführt:

Schritt 1:
Vorbereitung – der Lernende wird motiviert und in eine Lernhaltung versetzt
Schritt 2:
Präsentation – der Trainer zeigt die Aufgabe in mehreren Durchgängen den Lernenden
Schritt 3:
Anwendung – der Lernende übt die Aufgabe und lernt durch selbst Tun
Schritt 4:
Testen – prüfen der Fähigkeit des Lernenden, ob er die Aufgabe alleine korrekt ausüben kann

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Neben der Job Instruktion werden 3 weitere einfache und praktische Werkzeuge vermittelt.

Job Methoden: unterrichtet die Teamleiter darin, wie man einen Job methodisch analysiert und jedes Detail hinterfragt, um die Notwendigkeit, den Ablauf und die Verantwortung für die Aufgabe zu bestimmen. Das Ziel besteht in der Optimierung der Aufgabe und der  vorhandenen Einsatzfaktoren Mann/Frau, Maschine (Computer), Material, Money (Budget) und Methode. Für ein Beispiel des Werkzeugs für Arbeitsanalysen siehe JIsT-Arbeitsanalyse

Job Relations: unterrichtet die Teamleiter darin, wie man positive Mitarbeiterbeziehungen aufbaut, Kooperation und Motivation stärkt und Konflikte effektiv löst.

Führung & Strategie: hier werden Manager unterrichtet, wie man Trainingsziele, eine effektive Trainingsstruktur und einfache, visuelle Trainingspläne erstellt. Eine regelmäßige Überprüfung liefert Feedback über die erreichten Entwicklungsergebnise.

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Ablauf und Nutzen der JIsT-Ausbildung am Arbeitsplatz

Mit diesen Schritten und Nutzen können auch Sie von JIsT am Arbeitsplatz profitieren.

• Aufstellen eines einfachen Trainingsplan für die Mitarbeiter siehe JIsT-Trainingsplan
• Analyse der Tätigkeit mit Hilfe der Arbeitsanalyse-Tabelle siehe JIsT-Arbeitsanalyse
• Die JIsT-Methode mit vier Schritten ist einfach, leicht zu merken und zu implementieren
• 10 Lernstunden werden am besten in fünf 2-stündigen Sitzungen ohne Unterbrechung durchgeführt
• Kleine Gruppen von 10 Mitarbeiter oder weniger üben die neue Arbeit mit Unterstützung durch den Trainer – “Lerning by doing”
• Durch die kompakte Terminplanung von 5 aufeinander folgenden Sitzungen wird das Thema frisch gehalten und die Leute sind nur kurz von ihren Jobs weg
• Der Ablauf folgt den 4 Schritten und setzt einen Standard für alle Mitarbeiter
• Manager stellen damit sicher, dass  die richtigen Prozesse standardisiert und befolgt wird
• Durch die Zusammenarbeit im Team wird die Motivation der Mitarbeiter gefördert
• Höhere Produktivität und Wettbewerbsvorteil werden durch die ständige Verbesserung der Aufgaben erzielt

Durch die systematische Verbesserung der Arbeitsausführung können sofort dramatische Kosteneinsparungen realisiert werden. Der größte Nutzen entsteht allerdings durch die Beteiligung der Mitarbeiter und deren ständigen Verbesserung einer jeden Tätigkeit.

Hier finden Sie ein PDF als Download über JIsT-Training am Arbeitsplatz für zusätzliche Details und Tools: Lean-Works_On-the-job-Training

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Dieser einfache Zusammenhang zwischen dem Kundennutzen und dem Unternehmensertrag klingt einleuchtend. Genauso, wie man durch weniger essen schlank wird. Leider ist die Umsetzung so schwer.

Hier setzt Lean Management als Geschäftsstrategie an. Lean stellt sicher, dass dieser Zusammenhang in den Tiefen der Prozesse diszipliniert umgesetzt wird. Nicht nur, wenn Zeit ist, sondern jeden Tag. Auch nicht für besondere Prozesse, sondern durchgängig. Nicht nur mit SixSigma Methoden, aber auch mit selbstständigem Nachdenken.

Hier wird klar, dass Lean nicht ein weiteres Tool der Verbesserung ist, sondern eine Denkhaltung und eine Disziplin – „A way of thinking and doing.“  Hier dürfen die Werkzeuge nicht mit dem Grundgedanken verwechselt werden. Das Ziel ist nicht die Verbesserung allein, sie muss auch konkreten Nutzen schaffen.

Lean Management ist die Geschäftsstrategie, die mehr Ertrag durch mehr Nutzen liefert. Es folgt diesen einfachen (aber nicht leichten) Schritten:

1. Nutzen definieren – Wertschöpfung präzise festlegen:
Wofür sind die Kunden wirklich bereit, ihr Geld auszugeben.
Nicht: Welche „coolen“ Ideen haben die Entwickler oder die Marketingabteilung ausgeheckt.

2. Wertstrom analysieren – was schafft denn nun den Wert im Alltag:
Alle absolut notwendigen Tätigkeiten, um Nutzen zu schaffen werden identifiziert. Alle anderen nicht-wertschöpfenden Aktivitäten werden als Verschwendung erkannt und beseitigt. Damit werden Kosten und Durchlaufzeit minimiert und der Kundennutzen maximiert.
Nicht: Eine Reihe von Kaizen-Workshops ohne Bezug zum Kunden, die punktuelle Prozesse sub-optimieren.

3. Bedarfsorientierten Wertfluss umsetzen – Nur tun, was und wenn Kunde ordert:
In einem kontinuierlichen Fluss werden vom Kundenorder bis zum Zahlungseingang interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen eng geführt. Alle Aufgaben werden nach dem Pull-Prinzip nur bei Bedarf, aber dann sofort und rasch ausgeführt.
Nicht: Produktionsabläufe werden reduziert, während die Bestände zunehmen.

4. Entwicklung der Mitarbeiter und Lieferanten – gemeinsam immer besser werden:
Durch systematisches Problemlösen und Training-on-the-Job werden die Mitarbeiter und Partner immer besser in der Umsetzung der Disziplin der bedarfsorientierten Flussfertigung / Dienstleistung.
Nicht: Teure Trainings für einzelne Qualitätsleute, die dann „g´scheitwisserisch“ von oben neue Vorgaben an die Mitarbeiter ablassen.

5. Streben nach Perfektion – das Ideal aus Kundensicht:
Kontinuierliche Verbesserung endet nie. Die Welt ändert sich ständig. Also, es gibt genug zu tun.
Nicht: Morgen kann ich auch noch weniger essen und schlank werden, heute schmeckt´s mir einfach zu gut..

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Ein Geschäftsführer hat sich für Lean Management interessiert und mich gefragt: „Was konkret kann ich jetzt tun, um Kosten zu senken? Gibt es ein Lean Kostensenkungs-Programm?“

Lean Management hat eine Vielzahl von erprobten Maßnahmen, um Verschwendung zu eliminieren. Diese Maßnahmen sind umso wertvoller, je dringlicher die Verbesserungen erforderlich sind.

Natürlich braucht jedes Unternehmen sein eigenes Verbesserungs-Programm, das rasch und messbar Kosten senkt. Hier sind nur 5 konkrete Lean Maßnahmen angeführt, die sich vielfach zur Kostensenkung bewährt haben:

1. Produktion nur auf Basis eines konkreten Kundenbedarfs

Es wird die Losgröße auf den konkreten Bedarf verkleinert. Statt die Maschinenkapazitäten optimal auszulasten oder Setups zu minimieren, ist es sinnvoller, sich am Bedarf zu orientieren. Dafür muss der echte Bedarf mit den Losgrößen synchronisiert werden, damit nicht zuviel produziert wird.

Jeder Produktionsauftrag wird auf den tatsächlichen Kundenbedarf hin überprüft. Es muss sichergestellt werden, dass nicht überholte Prognosen aus dem Computersystem (ERP) die Produktion anstoßen und zuviel produzieren.

Am besten wird mit den Kunden gesprochen, um deren echten Bedarf zu bestimmen. Durch die direkte Kommunikation mit den Kunden kann klar gesehen werden, wie sich der aktuelle Bedarf entwickelt. Damit kann rechtzeitig die Kapazitäten angepasst und Überproduktion vermieden werden.

2. Einkauf nur zur aktuellen Befriedigung bestätigten Kundenbedarfs

Die Einkaufsmengen werden auf den konkreten Bedarf verkleinert. Statt Großmengen durch globalen Einkauf zu Tiefstpreisen wird nur gekauft, was tatsächlich verarbeitet wird. Dadurch können die Gesamtkosten gesenkt werden, auch wenn geringere Mengen zu höheren Preisen bei lokalen Lieferanten bestellt werden.

Zur kleinen Bestellmenge macht es auch Sinn, Just-In-Time Lieferungen mit den Lieferanten zu implementieren. Statt prognostizierten Bedarf wird der konkreten Verbrauch als Basis für Nachbestellungen verwendet. Trotz höherer Einzelkosten sinken damit die Gesamtkosten und der Cash Bedarf.

3. Eliminieren von übermäßigen Halbfertig-Bestände bzw. Service-Kapazitäten

Am schnellsten und effektivsten werden überflüssige Bestände u. Kapazitäten durch Umsetzung des Flussprinzips gesenkt. Idealerweise wird das Prinzip des „Ein-Stück-Fluss“ eingeführt, um nur auf spezifischen Bedarf, aber dann rapide zu produzieren.

Weiters ist sicher zu stellen, dass die Produktion erst gestartet wird, wenn alle Materialien und Mitarbeiter verfügbar sind. So werden Produktionsstopps mit hohen Stillstandskosten vermieden.

Es muss dafür gesorgt werden, dass die Werkzeuge und Maschinen einsatzbereit sind. Durch regelmäßige Total Productive Maintenance wird die Verfügbarkeit gesteigert und kostenintensive Ausfälle und Stopps verringert.

4. Ausständige Forderungen durch interne Verbesserung reduzieren

Fehler in Rechnungen und Lieferungen sind der Hauptgrund für späte und verweigerte Zahlungen. Daher muss daran gearbeitet werden, dass alle Lieferungen, Kundendokumente und kunden-bezogene Prozesse mit hoher Zuverlässigkeit und Qualität funktionieren. So werden zufriedene Kunden geschaffen und Ausreden für termingerechte Zahlungen vermieden.

Es zahlt sich aus, den Informationsstand über die Bonität der Kunden vor der Annahme von Aufträgen zu verbessern. Vor Kreditvergabe mit den Kunden selbst zu sprechen, sowie Auskunfteien über die Zahlungsfähigkeit zu befragen, verhindert böse Überraschungen. Auch schadet es nicht, die Kunden zeitgerecht – freundlich aber bestimmt – auf die Zahlung hinzuweisen.

5. Die richtigen, erfolgs-relevanten Kennzahlen messen

Der überholte Standardkosten-Ansatz muss hinterfragt werden, denn der hat schon viele Firmen – so wie General Motors – in den Abgrund geführt. Die Optimierungsansatz auf volle Auslastung führt zur Überproduktion, weg von der Kundenorientierung und weg von dem, was Kunden tatsächlich kaufen.

Die traurige Wahrheit ist, dass es mehr kostet die Mitarbeiter für nicht-verkaufsfähige Überproduktion zu bezahlen, als sie dafür zu bezahlen, nichts zu produzieren. Es bringt mehr Nutzen, die verfügbare Zeit für Reinigung, Instandhaltung und Training zu verwenden, sowie für Projekte, um Kosten zu senken und den Vertrieb anzukurbeln. Das muss den Finanzleuten mal klar gemacht werden.

Es ist auch erforderlich, die unsägliche Praxis zu beenden, Halbfertigwaren als Ertrag (bewertet als Umlaufvermögen) zu sehen. Auch wenn die Bilanzierungsregeln dies vorgaukeln, echter Ertrag ist es erst, wenn der Kunde gekauft und bezahlt hat. Wer aber will Halbfertigwaren kaufen? Ihre Kunden sicher nicht. Denn: Produktion minus Verkauf = Schrott.

Lean Journey: Verschwendungen methodisch und durchgängig eliminieren

Die angeführten Kostensenkungsmaßnahmen sind nur erste Schritte zur Verbesserung. Durch den Einsatz des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) über alle Prozesse und Bereiche hinweg werden dramatische Verbesserungspotenziale des mehrfachen Ertrags gehoben. Der erste Schritt ist oft der schwierigste. Also, guten Start!

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Ein Unternehmer hat mich gefragt, ob er sich angesichts eines Umsatzrückgangs stärker auf die Marktarbeit oder auf die Kostensenkung fokussieren sollte. Meine Antwort: Kostensenkung ist die beste Marktarbeit.

Das Problem so mancher Unternehmen besteht nicht in einem: entweder Markt oder Kosten. Was leider in vielen funktional strukturierten Organisationen verloren ging, ist der Zusammenhang zwischen Markt und Kosten, d.h. zwischen Kunde und Arbeit.

Das heißt, der Vertrieb verkauft, die Produktion produziert und die Finanz finanziert…. alle mehr oder weniger losgelöst vom echten Kundenbedarf. Da der Kundenbedarf ganz wesentlich von den Kosten abhängt, muss der Markt unter Erreichung der niedrigsten Kosten bedient werden.

Tatsächlich gibt es viele (schlechte) Gründe, warum am Markt vorbei gearbeitet wird:

• Über-engineering: Alles was technisch möglich ist, will der Kunde gar nicht haben.  Zuviele Funktionen und Optionen, ob bei Software, beim Auto oder beim Finanzinvestment, verteuern das Angebot unnötig und lassen den Kunden verwirrt zurück. Z.B. wenn bei manchen Autoherstellern das günstigste Einstiegsautos erst ab €20.000,- zu haben ist, dann scheint das wohl zuviel des Guten.
• Blinder Wettbewerb: „Alles was die Konkurrenz kann, das können wir schon lange.“ Leider hat der Kunde vor langer Zeit das Interesse am x-ten Upgrade verloren. Er möchte nur etwas, das er versteht und einfach nutzen kann. Was nützen 450 Investment-Fonds, wenn keiner mehr durchschaut, was dahinter steht?
• Verschwendung: Auch wenn der Kundenbedarf richtig verstanden wurde, entstehen zu hohe Kosten durch mangelnde Verbesserungsbemühungen. Hohe Bestände, lange Wartezeiten, viele Fehler, unnötige Verzögerungen, etc. erhöhen alle den Aufwand, verteuern das Produkt und verringern damit die Marktchancen.
• Premium-Illusion: Manche wähnen sich in der glücklichen Lage, durch ihre hohe Qualität oder ihr luxuriöses Image von Kostendruck befreit zu sein. In beiden Fällen zerbricht diese Illusion an der Realität: hohe Qualität meint oft viele unnütze Funktionen, die Kunden nicht honorieren oder gar ablehnen;  und hohes Image erfordert hohe Marketingkosten, die natürlich wiederum am Markt verdient werden müssen.

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Zangenstrategie: Kostensenkung für mehr Umsatz

Die alte Maxime, zu niedrigen Kosten einkaufen und zu hohen Preisen verkaufen, reicht nicht mehr. Richtig lautet es heute: Markt erweitern durch niedrige Preise und Ertrag erwirtschaften durch niedrige Kosten.

Was also ist die richtige Entscheidung für unseren Unternehmer? Natürlich muss er beide Seiten der Gleichung – Markt und Kosten – zusammen lösen. Erst durch die enge Verbindung von echtem Kundennutzen mit hoher Produktivität kann er die zwei Unternehmensziele erreichen:

Mehr (profitable) Kunden

Einfachere Produkte zu erschwinglicheren Preisen erweitern den Markt.  Mehr Kunden wollen sich das Produkt leisten, bzw. die Amortisationsperiode wird verkürzt. Das heißt: Mehr Umsatz zu besseren Preisen. („Besser“ aus Sicht der Kundenorientierung).

Viele vergessen, dass alle Produkte schon seit jeher stetig günstiger geworden sind. Was kostete noch Ihr erster PC? Darum können sich immer mehr Menschen ständig mehr leisten.  Das nennt man dann auch Fortschritt….

Mehr Ertrag

Natürlich muss dann der Unternehmer auch die Kosten systematisch senken. Nicht durch wilde Kürzungen quer über alle Abteilungen hinweg, sondern durch Reduktion der Verschwendung und Fokussierung auf die essenziellen Kundenbedürfnisse. Das nennt man dann auch Lean Management.

Ein Beispiel für dieses Phänomen bieten jetzt clevere Finanzberater; statt mit einem Koffer von hunderten komplexen Finanzprodukten die Kunden zu überfordern, nehmen sie sich Zeit für Ihre Kunden und bieten eine fundierte Beratung auf Basis eines überschaubaren Finanzportfolios, das für den Kunden passt. Weniger ist mehr.

Viele Unternehmen sind unter Druck, die finanzielle Situation rasch zu verbessern. So versuchen manche Manager unerlaubte, ineffektive Abkürzungen zu nehmen und schießen sich damit in den Fuß.

Mit drastischen, unreflektierten Kürzungen erreichen sie vermeintlich das Ziel von geringeren Kosten. Am Papier sieht ein „across the board cut“ von 15% ja ganz gut aus.  Tatsächlich aber stürzen sie das Unternehmen nur tiefer in die Krise. Üblicherweise benennt man Situationen, wo nur mehr das geht, als Bankrott.

Faktisch schießen sich diese ein Loch in den Fuß, indem sie z.B. pauschal eine 10%-ige Kostenkürzung erlassen, die wertvollsten Mitarbeiter vertreiben oder die Lieferanten fertig machen. All diese Panikaktionen führen zur Zerstörung der Voraussetzungen zum Erfolg: Qualität, effiziente Prozesse und profitable Wertschöpfungsfähigkeit.

Und das sind ja gerade die Gründe warum ein Unternehmen am Markt bestehen kann. Durch von oben diktierte Vorgaben werden Unternehmen in der Regel nicht „gesund geschrumpft.“ Eher wird die kranke Organisation  lebenswichtiger Nährstoffe beraubt. Sogenannte Layoffs haben massive versteckte Kosten.

So wie früher der „Aderlass“ als universales Heilmittel galt, werden jetzt mit „cost cutting“ Unternehmen ruiniert. Beispiele dafür gibt es genug, gerade bei den Großen: Alcatel-Lucent, Motorola, Circuit City, Märklin, etc.

Es stößt auch auf berechtigtes Unverständnis, wenn Manager großer Konzerne nach Subventionen rufen und auf ihre Jets und Perks beharren. Dabei warten in den jeweiligen Prozessen der Unternehmen unentdeckte Schätze an Einsparungen. Diese können weit mehr als den Gewinn des Unternehmens betragen. Die Mühe dieses Cash aufzuheben, muss man(ager) sich aber schon machen.

Denn, besonders in schwierigen Zeiten sind die Unternehmen gefordert, bessere Leistungen mit höherer Qualität zu geringeren Kosten rascher zu liefern. Das kann mit einem „blutenden Fuß“ wohl weniger erfolgreich umgesetzt werden. Daher sind wert-orientierte Lösungen, wie z.B. Lean Management, gefordert.

Kostenreduktion ja, mit Hausverstand und Ziel
Die Kosten zu senken ist immer wichtig, noch dringlicher aber in einer Krise. Dies mit langfristiger Perspektive zu tun, erfordert ein überlegtes Vorgehen. Dazu gehören Maßnahmen wie:

1. Kostenplanung zur Steigerung der Spanne zwischen Kosten und Umsätze (target costing)
2. Reduktion der Funktionen auf die tatsächlich vom Kunden gewollten (überwinden des over-engineering)
3. Umsetzung des Lean Management in den realen Prozessen im Shopfloor (Kaizen)
4. Qualitätsmanagement mit Reduktion der qualitäts-bezogenen Kosten (TQM)
5. Lean Policy Deployment für durchgängiges Kostenbewußtsein von Geschäftsführung bis zum Portier
6. Breites Vorschlagswesen zur raschen, effektive Kostenreduktionen die sofort wirken

Dies sind einige praktische Kostensenkungs-Maßnahmen, die jeder Geschäftsführer nicht nur in der Krise umsetzen kann. Dies ist – so wie vieles Bedeutsames im Leben – einfach, aber nicht „leicht“ (umzusetzen).

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